Business Process Management

BPM, atau yang disebut dengan Business Process Management adalah sebuah metodologi pengelolaan bisnis, yang bertujuan untuk meingkatkan produktivitas dan efektivitas organisasi dengan melakukan optimasi terhadap proses bisnis.

Optimasi tersebut dapat melibatkan satu department atau banyak department dalam sebuah atau bahkan beberapa organisasi. Salah satu contohnya adalah jika proses bisnis melibatkan supplier, customer ataupun partner bisnis. Konsep dasar dari BPM adalah mengelola proses, individu, dan informasi untuk semua aktivitas yang ada pada perusahaan, dan dengan cara yang distandarisasi. Beberapa contoh dari proses bisnis Antara lain adalah: Manajemen Pembelian, Reimburstment, Manajemen klaim terhadap insiden, sertifikasi supplier, penyeleksian personil, dan manajemen peminjaman uang.

Teknologi BPM menawarkan cara yang sangat baik untuk meningkatkan level produktivitas dan kompetisi dengan cara yang terus menerus, memfasilitasi cara untuk mengelola individu, konten, dan sistem yang ada dalam proses, yang memastikan efisiensi, efektivitas, dan memberikan fleksibilitas dan kekuatan yang memadai.

keuntungan dari BPM

Tujuan utama dari BPM adalah untuk mencapai kemajuan yang signifikan dalam sisi produktifitas dan kualitas pelayanan kepada pelanggan.  Kedua faktor tersebut mempunyai dampak yang penting pada bisnis, dengan mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan implementasi yang cepat terhadap sebuah service yang baru.

Pada kegiatan sehari- hari, biasanya terdapat beberapa situasi pada tingkat operasional organisasi, antara lain:

• Aktivitas yang melibatkan beberapa departemen atau organisasi sering kali tidak teratur dan saling bersimpangan satu sama lain. Hal ini menyebabkan permasalahan, penundaan, dan pelayanan yang buruk.
• Informasi tidak berjalan antar department. Informasi seringkali hilang karena  tidak ada yang mengetahui siapa yang seharusnya mengerjakan sebuah tugas.
• Tim manajemen tidak dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan atau hasil pengerjaan. Tidak ada informasi yang cukup memadai untuk dijadikan dasar untuk mengambil keputusan.
• Beban pekerjaan tidak seimbang, sehingga menyebabkan timbulnya bottleneck yang berimbas pada efisiensi pada seluruh organisasi.
• Pengetahuan hanya dipegang oleh beberapa orang saja dan biasanya orang orang tersebut tersebar dan tidak terdapat di semua bagian

Untuk mengimbangi lingkungan yang kompetitif dan terus berkembang dan berubah, sangat lah penting untuk memegang teguh konsep “continuous improvement” atau perbaikan terus menerus menuju kesempurnaan. Organisasi harus memiliki fleksibilitas dan kelincahan untuk menangani perubahan perubahan seperti kebutuhan pelanggan yang terus berubah, perkembangan teknologi, karyawan, dan perusahaan juga harus efektif dan efisien agar dapat mengembangkan bisnis nya dalam jangka menengah maupun jangka panjang. Bisnis dan teknologi juga harus bergabung dan berjalan bersamaan untuk mencapai optimasi dengan bahasa dan tujuan yang sama.

Otomatisasi dan pengembangan yang terus menerus dari proses memungkinkan sebuah organisasi untuk mendapatkan keuntungan berikut:

• Peningkatan produktivitas organisasi. Aktivitas akan berjalan lebih mulus dan lebih efisien setelah dimodelkan dan diotomatsasi.
• Dapat mendeteksi dan memperbaiki masalah, seperti downtime, bottleneck, dan penggunaan sumber daya yang tidak efisien, secara cepat. Auditing dan monitoring yang menggunakan data yang real time yang didapatkan pada saat proses sedang berjalan membuat deteksi yang lebih awal dan lebih cepat terhadap sebuah permasalahan.
• Memperbaiki kerja sama antar departemen dan dengan organisasi eksternaI, seperti klien, supplier, dan distributor. Interaksi organisasi dengan pihak pihak ini dapat dengan mudah dimodelkan dan disistemasikan, mendatangkan efisiensi dengan bertukar informasi dan pekerjaan atau tugas (task).
• Memberikan pelayanan yang lebih baik untuk klien, supplier, distributor, dan partner. Provide better service to clients, suppliers, distributors and partners.
• Meningkatkan kontrol terhadap aktivitas organisasi. Setiap saat, snapshot dari pekerjaan yang sedang dikerjakan dapat dilihat.
• Mendapatkan informasi yang akurat mengenai performa perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat. Dengan menggunakan balance scorecard yang terupdate secara real time, maka performa perusahaan dapat dilihat dengan cepat.
• Mempunyai compliance terhadap hokum, peraturan, prosedur, dan best practice. Facilitate compliance with laws, regulations, procedures and best practices.
• Menghemat waktu dengan otomatisasi pembuatan dokumentasi dan informasi yang dibutuhkan.

Sumber : https://arnoldymoniaga.wordpress.com/2010/05/20/business-process-management/

More Details
0 komentar

Tugas1 Manajemen Layanan SI

ITSM (Information Technology Service Management, Manajemen Layanan Teknologi Informasi) adalah suatu metode pengelolaan sistem teknologi informasi (TI) yang secara filosofis terpusat pada perspektif konsumen layanan TI terhadap bisnis perusahaan. ITSM merupakan kebalikan dari pendekatan manajemen TI dan interaksi bisnis yang terpusat pada teknologi. Istilah ITSM tidak berasal dari suatu organisasi, pengarang, atau pemasok tertentu dan awal penggunaan frasa inipun tidak jelas kapan dimulainya. ITSM berfokus pada proses dan karenanya terkait dan memiliki minat yang sama dengan kerangka kerja dan metodologi gerakan perbaikan proses (seperti TQM, Six Sigma,Business Process Management, dan CMMI). Disiplin ini tidak memedulikan detail penggunaan produk suatu pemasok tertentu atau detail teknis suatu sistem yang dikelola, melainkan berfokus pada upaya penyediaan kerangka kerja untuk menstrukturkan aktivitas yang terkait dengan TI dan interaksi antara personel teknis TI dengan pengguna teknologi informasi. ITSM umumnya menangani masalah operasional manajemen teknologi informasi (kadang disebut operations architecture, arsitektur operasi) dan bukan pada pengembangan teknologinya sendiri. Contohnya, proses pembuatan perangkat lunak komputer untuk dijual bukanlah fokus dari disiplin ini, melainkan sistem komputer yang digunakan oleh bagian pemasaran dan pengembangan bisnis di perusahaan perangkat lunak-lah yang merupakan fokus perhatiannya. Banyak pula perusahaan non-teknologi, seperti pada industri keuangan, ritel, dan pariwisata, yang memiliki sistem TI yang berperan penting, walaupun tidak terpapar langsung kepada konsumennya. Sesuai dengan fungsi ini, ITSM sering dianggap sebagai analogi disiplin ERP pada TI, walaupun sejarahnya yang berakar pada operasi TI dapat membatasi penerapannya pada aktivitas utama TI lainnya seperti manajemen portfolio TI dan rekayasa perangkat lunak.

Kerangka kerja (framework) yang dianggap dapat memberikan contoh penerapan ITSM di antaranya:
• Information Technology Infrastructure Library
Information Technology Infrastructure Library adalah suatu rangkaian konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi teknologi informasi (TI). ITIL diterbitkan dalam suatu rangkaian buku yang masing-masing membahas suatu topik pengelolaan TI. Nama ITIL dan IT Infrastructure Library merupakan merek dagang terdaftar dari Office of Government Commerce (OGC) Britania Raya. ITIL memberikan deskripsi detail tentang beberapa praktik TI penting dengan daftar cek, tugas, serta prosedur yang menyeluruh yang dapat disesuaikan dengan segala jenis organisasi TI.

Walaupun dikembangkan sejak dasawarsa 1980-an, penggunaan ITIL baru meluas pada pertengahan 1990-an dengan spesifikasi versi keduanya (ITIL v2) yang paling dikenal dengan dua set bukunya yang berhubungan dengan ITSM (IT Service Management), yaitu Service Delivery (Antar Layanan) dan Service Support (Dukungan Layanan).

Pada 30 Juni 2007, OGC menerbitkan versi ketiga ITIL (ITIL v3) yang intinya terdiri dari lima bagian dan lebih menekankan pada pengelolaan siklus hidup layanan yang disediakan oleh teknologi informasi. Kelima bagian tersebut adalah:
1. Service Strategy
2. Service Design
3. Service Transition
4. Service Operation
5. Continual Service Improvement

Kelima bagian tersebut dikemas dalam bentuk buku, atau biasa disebut sebagai core guidance publications. Setiap buku dalam kelompok utama ini berisi:
1. Practice fundamentals – menjelaskan latar belakang tahapan lifecycle serta kontribusinya terhadap pengelolaan layanan TI secara keseluruhan.
2. Practice principles – menjelaskan konsep-konsep kebijakan serta tata kelola tahanan lifecycle yang menjadi acuan setiap proses terkait dalam tahapan ini.
3. Lifecycle processes and activities – menjelaskan berbagai proses maupun aktivitas yang menjadi kegiatan utama tahapan lifecycle. Misalnya proses financial management dan demand management dalam tahapan Service Strategy.
4. Supporting organization structures and roles – proses-proses ITIL tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa defini roles dan responsibilities. Bagian ini menjelaskan semua aspek yang terkait dengan kesiapan model dan struktur organisasi.
5. Technology considerations – menjelaskan solusi-solusi otomatisasi atau software ITIL yang dapat digunakan pada tahapan lifecycle, serta persyaratannya.
6. Practice Implementation – berisi acuan/panduan bagi organisasi TI yang ingin mengimplementasikan atau yang ingin meningkatkan proses-proses ITIL.
7. Complementary guideline – berisi acuan model-model best practice lain selain ITIL yang dapat digunakan sebagai referensi bagian tahapan lifecycle.
8. Examples and templates – berisi template maupun contoh-contoh pengaplikasian proses.

Di samping buku-buku dalam core guidance publications, ada juga complementary guidance. Dimana buku-buku dalam kategori nantinya dimaksudkan untuk memberikan model, acuan dan panduan bagi penerapan ITIL pada sektor-sektor tertentu seperti jenis industri tertentu, tipe organisasi serta arsitektur teknologi. Dengan demikian, ITIL akan dapat lebih diterima serta diadaptasi sesuai dengan lingkungan serta behaviour dari setiap organisasi TI.

• Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)
Control Objective for Information and related Technology, disingkat COBIT, adalah suatu panduan standar praktik manajemen teknologi informasi. Standar COBIT dikeluarkan oleh IT Governance Institute yang merupakan bagian dari ISACA. COBIT 4.1 merupakan versi terbaru. COBIT memiliki 4 cakupan domain, yaitu :
• Perencanaan dan organisasi (plan and organise)
• Pengadaan dan implementasi (acquire and implement)
• Pengantaran dan dukungan (deliver and support)
• Pengawasan dan evaluasi (monitor and evaluate)
Maksud utama COBIT ialah menyediakan kebijakan yang jelas dan good practice untuk IT governance, membantu manajemen senior dalam memahami dan mengelola resiko-resiko yang berhubungan dengan IT.
COBIT menyediakan kerangka IT governance dan petunjuk control objective yang detail untuk manajemen, pemilik proses bisnis, user dan auditor.

TQM atau Total Quality Management adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi. Sesuai dengan definisi dari ISO, TQM adalah "suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat."

Six Sigma adalah suatu alat manajemen baru yang digunakan untuk mengganti Total Quality Management ( TQM ), sangat terfokus terhadap pengendalian kualitas dengan mendalami sistem produksi perusahaan secara keseluruhan. Memiliki tujuan untuk, menghilangkan cacat produksi, memangkas waktu pembuatan produk, dan mehilangkan biaya. Six sigma juga disebut sistem komprehensive - maksudnya adalah strategi, disiplin ilmu, dan alat - untuk mencapai dan mendukung kesuksesan bisnis. Six Sigmadisebut strategi karena terfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan, disebut disiplin ilmu karena mengikuti model formal,yaitu DMAIC ( Define, Measure, Analyze, Improve, Control )dan alat karena digunakan bersamaan dengan yang lainnya, seperti Diagram Pareto(Pareto Chart) dan Histogram.[2] Kesuksesan peningkatan kualitas dan kinerja bisnis, tergantung dari kemampuan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah. Kemampuan ini adalah hal fundamental dalam filosofi six sigma.

CMMI (Capability Maturity Model Integration) adalah suatu pendekatan perbaikan proses yang memberikan unsur-unsur penting proses efektif bagi organisasi. Praktik-praktik terbaik CMMI dipublikasikan dalam dokumen-dokumen yang disebut model, yang masing-masing di tunjukan untuk berbagai bidang yang berbeda.

Sumber :
https://id.wikipedia.org/wiki/ITSM

More Details
0 komentar