BPM, atau yang disebut
dengan Business Process Management adalah sebuah metodologi pengelolaan bisnis,
yang bertujuan untuk meingkatkan produktivitas dan efektivitas organisasi
dengan melakukan optimasi terhadap proses bisnis.
Optimasi tersebut dapat
melibatkan satu department atau banyak department dalam sebuah atau bahkan
beberapa organisasi. Salah satu contohnya adalah jika proses bisnis melibatkan
supplier, customer ataupun partner bisnis. Konsep dasar dari BPM adalah
mengelola proses, individu, dan informasi untuk semua aktivitas yang ada pada
perusahaan, dan dengan cara yang distandarisasi. Beberapa contoh dari proses
bisnis Antara lain adalah: Manajemen Pembelian, Reimburstment, Manajemen klaim
terhadap insiden, sertifikasi supplier, penyeleksian personil, dan manajemen
peminjaman uang.
Teknologi BPM
menawarkan cara yang sangat baik untuk meningkatkan level produktivitas dan
kompetisi dengan cara yang terus menerus, memfasilitasi cara untuk mengelola
individu, konten, dan sistem yang ada dalam proses, yang memastikan efisiensi,
efektivitas, dan memberikan fleksibilitas dan kekuatan yang memadai.
keuntungan dari BPM
Tujuan utama dari BPM
adalah untuk mencapai kemajuan yang signifikan dalam sisi produktifitas dan
kualitas pelayanan kepada pelanggan. Kedua faktor tersebut mempunyai
dampak yang penting pada bisnis, dengan mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan
pelanggan, dan implementasi yang cepat terhadap sebuah service yang baru.
Pada kegiatan sehari-
hari, biasanya terdapat beberapa situasi pada tingkat operasional organisasi,
antara lain:
- Aktivitas yang melibatkan beberapa
departemen atau organisasi sering kali tidak teratur dan saling
bersimpangan satu sama lain. Hal ini menyebabkan permasalahan, penundaan,
dan pelayanan yang buruk.
- Informasi tidak berjalan antar
department. Informasi seringkali hilang karena tidak ada yang
mengetahui siapa yang seharusnya mengerjakan sebuah tugas.
- Tim manajemen tidak dapat mengetahui
apa yang sedang dikerjakan atau hasil pengerjaan. Tidak ada informasi yang
cukup memadai untuk dijadikan dasar untuk mengambil keputusan.
- Beban pekerjaan tidak seimbang,
sehingga menyebabkan timbulnya bottleneck yang berimbas
pada efisiensi pada seluruh organisasi.
- Pengetahuan hanya dipegang oleh
beberapa orang saja dan biasanya orang orang tersebut tersebar dan tidak
terdapat di semua bagian
Untuk mengimbangi
lingkungan yang kompetitif dan terus berkembang dan berubah, sangat lah penting
untuk memegang teguh konsep “continuous improvement” atau perbaikan terus
menerus menuju kesempurnaan. Organisasi harus memiliki fleksibilitas dan
kelincahan untuk menangani perubahan perubahan seperti kebutuhan pelanggan yang
terus berubah, perkembangan teknologi, karyawan, dan perusahaan juga harus
efektif dan efisien agar dapat mengembangkan bisnis nya dalam jangka menengah
maupun jangka panjang. Bisnis dan teknologi juga harus bergabung dan berjalan
bersamaan untuk mencapai optimasi dengan bahasa dan tujuan yang sama.
Otomatisasi dan
pengembangan yang terus menerus dari proses memungkinkan sebuah organisasi
untuk mendapatkan keuntungan berikut:
- Peningkatan produktivitas
organisasi. Aktivitas akan berjalan lebih mulus dan lebih efisien setelah
dimodelkan dan diotomatsasi.
- Dapat mendeteksi dan memperbaiki
masalah, seperti downtime, bottleneck, dan penggunaan sumber daya yang
tidak efisien, secara cepat. Auditing dan monitoring yang menggunakan data
yang real time yang didapatkan pada saat proses sedang berjalan membuat
deteksi yang lebih awal dan lebih cepat terhadap sebuah permasalahan.
- Memperbaiki kerja sama antar
departemen dan dengan organisasi eksternaI, seperti klien, supplier, dan
distributor. Interaksi organisasi dengan pihak pihak ini dapat dengan
mudah dimodelkan dan disistemasikan, mendatangkan efisiensi dengan
bertukar informasi dan pekerjaan atau tugas (task).
- Memberikan pelayanan yang lebih
baik untuk klien, supplier, distributor, dan partner. Provide better
service to clients, suppliers, distributors and partners.
- Meningkatkan kontrol terhadap
aktivitas organisasi. Setiap saat, snapshot dari pekerjaan yang sedang
dikerjakan dapat dilihat.
- Mendapatkan informasi yang akurat
mengenai performa perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan yang
cepat. Dengan menggunakan balance scorecard yang terupdate secara real
time, maka performa perusahaan dapat dilihat dengan cepat.
- Mempunyai compliance terhadap
hokum, peraturan, prosedur, dan best practice. Facilitate compliance with
laws, regulations, procedures and best practices.
- Menghemat waktu dengan otomatisasi
pembuatan dokumentasi dan informasi yang dibutuhkan.
Sumber : https://arnoldymoniaga.wordpress.com/2010/05/20/business-process-management/
